QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XÁC NHẬN ĐẶT HÀNG
HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP CAI BỘ
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đối tác trong việc tìm hiểu, liên hệ và đặt mua sản phẩm, Hợp tác xã Nông nghiệp Cai Bộ (sau đây gọi là “HTX”) công khai quy trình tiếp nhận và xác nhận đặt hàng như sau:
Điều 1. Hình thức tiếp nhận yêu cầu đặt hàng
Website của HTX được sử dụng để giới thiệu thông tin về hợp tác xã, sản phẩm, hoạt động sản xuất và tiếp nhận yêu cầu liên hệ, đặt hàng từ khách hàng, đối tác.
Khách hàng có thể gửi yêu cầu đặt hàng thông qua các hình thức:
- Biểu mẫu trên website: Điền thông tin liên hệ, sản phẩm quan tâm, số lượng dự kiến, địa chỉ nhận hàng và các yêu cầu khác (nếu có).
- Điện thoại/Hotline: Liên hệ trực tiếp với HTX qua số điện thoại được công bố trên website.
- Zalo hoặc email: Gửi yêu cầu tư vấn, báo giá và đặt hàng qua các kênh liên hệ chính thức của HTX.
Website không hỗ trợ thanh toán trực tuyến và không tự động hoàn tất giao dịch mua bán.
Điều 2. Quy trình tiếp nhận và xác nhận đặt hàng
Bước 1. Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng
Khách hàng lựa chọn sản phẩm quan tâm và gửi thông tin yêu cầu đặt hàng qua một trong các kênh liên hệ nêu trên.
Thông tin có thể bao gồm: họ tên, số điện thoại, sản phẩm, số lượng, địa chỉ nhận hàng và ghi chú khác.
Bước 2. HTX tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Sau khi nhận được yêu cầu, HTX tiến hành kiểm tra thông tin, xác định nhu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng sản phẩm.
Trường hợp thông tin chưa đầy đủ, HTX sẽ liên hệ để trao đổi và bổ sung.
Bước 3. Tư vấn, báo giá và thống nhất điều kiện giao dịch
HTX liên hệ trực tiếp với khách hàng qua điện thoại, Zalo hoặc email để:
- Xác nhận chủng loại, quy cách và số lượng sản phẩm.
- Thông báo giá bán và các khoản chi phí phát sinh (nếu có).
- HTX xác nhận giá bán áp dụng, quy cách đóng gói, số lượng hàng thực tế có thể cung ứng và chi phí vận chuyển (nếu có) trước khi khách hàng đồng ý đặt hàng.
- Thỏa thuận phương thức thanh toán, giao nhận và thời gian giao hàng.
- Giải đáp thắc mắc và điều chỉnh yêu cầu đặt hàng theo nhu cầu thực tế.
Bước 4. Xác nhận đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng chỉ được coi là đã xác nhận khi HTX và khách hàng thống nhất các nội dung giao dịch, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá bán, phương thức thanh toán và điều kiện giao nhận.
Việc xác nhận được thực hiện trực tiếp qua điện thoại, Zalo, email hoặc hình thức phù hợp khác theo thỏa thuận giữa hai bên.
HTX lưu giữ thông tin xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn, Zalo hoặc chứng từ phù hợp (nếu có) để thuận tiện đối chiếu khi phát sinh yêu cầu hỗ trợ, phản ánh hoặc khiếu nại.
Việc khách hàng gửi biểu mẫu trên website không đồng nghĩa với việc đơn hàng đã được HTX chấp nhận hoặc hợp đồng mua bán đã được giao kết.
Bước 5. Thực hiện giao hàng và thanh toán
Sau khi đơn hàng được xác nhận, HTX tổ chức chuẩn bị và giao sản phẩm theo nội dung đã thống nhất.
Việc thanh toán được thực hiện theo phương thức do hai bên thỏa thuận. Website không trực tiếp xử lý giao dịch thanh toán trực tuyến.
Điều 3. Thay đổi hoặc hủy yêu cầu đặt hàng
Khách hàng có thể liên hệ HTX để đề nghị điều chỉnh hoặc hủy yêu cầu đặt hàng trước khi đơn hàng được xác nhận.
Đối với đơn hàng đã xác nhận, việc thay đổi hoặc hủy đơn được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận giữa HTX và khách hàng, phù hợp với tình trạng xử lý đơn hàng và quy định pháp luật hiện hành.
Điều 4. Giải quyết phản ánh và khiếu nại
Trong trường hợp có vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm, số lượng, chất lượng hoặc quá trình giao nhận, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với HTX qua các kênh liên hệ được công bố trên website.
HTX có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và phối hợp với khách hàng để giải quyết phản ánh, khiếu nại trên tinh thần thiện chí, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.
Điều 5. Thông tin liên hệ
HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP CAI BỘ
- Mã số hợp tác xã: 4800923082
- Người đại diện theo pháp luật: Bà Hà Hồng Yêm – Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Địa chỉ trụ sở chính: Xóm Kim Bảng, xã Độc Lập, tỉnh Cao Bằng, Việt Nam.
- Điện thoại/Hotline: 0822 500 116.
- Email: hoptacxacaibo@gmail.com
- Website: https://htxcaibo.com
Khách hàng và đối tác có nhu cầu tìm hiểu sản phẩm, yêu cầu báo giá, đặt hàng hoặc phản ánh về quá trình giao dịch có thể liên hệ với HTX thông qua các kênh chính thức nêu trên.
HTX tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi các yêu cầu trong phạm vi hoạt động kinh doanh, phù hợp với chính sách đã công bố và quy định pháp luật hiện hành.
Lưu ý: Việc khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng qua website không đồng nghĩa với việc đơn hàng đã được xác nhận. Các điều kiện mua bán cụ thể chỉ được xác lập sau khi HTX và khách hàng thống nhất về sản phẩm, số lượng, giá bán, phương thức thanh toán và giao nhận.